Kaikki yritykset ovat kirjanpitovelvollisia. Yrityksen johto on vastuussa kirjanpidon järjestämisestä.

Kirjanpito pitää erillään yrityksen rahat, tulot ja menot yrittäjän omista rahoista, tuloista ja menoista sekä samalla muiden yritysten rahoista, tuloista ja menoista.

Tositeaineistoa ovat tiedostot tai kopiot yrityksen lähettämistä laskuista, kassakoneen tarkkailunauhat, alkuperäiset tai skannatut laskut tai ostolaskutiedostot ostoista, jotka ovat tulleet yritykselle maksettaviksi, tavaran toimituksiin liittyvät asiakirjat: rahtikirjat ja lähetteet, pankin tiliotteet ja tiliotteisiin liittyvät erillisaineistot.
Jos yrityksen pankkitililtä tehdään käteisnostoja kirjanpitäjä tarvitsee tiedon siitä, mihin tarkoitukseen nosto on tehty.
Lämpökirjoitintekniikalla tulostettu "haaleneva" kuitti ei kelpaa kirjanpitoon. Tällaisesta tositteesta on otettava valokopio tai liikkeestä on pyydettävä säilyvällä tavalla kirjoitettu kuittijäljennös.

Tositteessa on keskeistä sen tietosisältö. Tositteen merkintöjen on oltava selkeitä, pysyvällä tavalla tehtyjä ja niin yksikäsitteisiä ja yksiselitteisiä, että selviää, minkälainen liiketapahtuma on kyseessä ja että tositteen tietosisällön perusteella on mahdollista laatia liiketapahtuman kirjanpitomerkintä. Tositteiden pitää olla alkuperäisiä, kirjanpitovelvolliselle osoitettuja, luettavia ja tositteen antajan nimellä ja osoitteella varustettuja. Tosite voidaan muuttaa toiseen muotoon kirjanpidon laatimista varten, esimerkiksi paperilasku pdf-kuvaksi.
Tosite voi olla sähköinen tai paperinen. Tosite voi muodostua yhdestä tai useammasta osasta.

- päiväys (luovutus-, lasku- tai maksupäivä)
- mitä ja keneltä on ostettu, kun on kyse ostosta
- mitä ja kenelle on myyty, kun on kyse myynnistä
- maksutositteesta pitää näkyä maksaja, maksun saaja ja maksun syy

Kaupan kohteena olevan tavaran tai palvelun luovutusajankohta on myös voitava osoittaa tositteen tai sen liitteen avulla tai muutoin.

Kirjanpidossa tehtävän arvonlisäverotuksen ostovähennyksen edellytyksenä on, että ostosta on kirjanpitotositteena lain vaatimukset täyttävä lasku.

- laskun antamispäivä
- myyjän nimi ja arvonlisäverotunniste (Y-tunnus)
- myytyjen tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelujen luonne
- suoritettavan veron määrä verokannoittain tai veron peruste verokannoittain

Vain yrityksen liiketoimintaan liittyvät tositteet kuuluvat kirjanpitoon. Kirjanpitoon eivät kuulu yrityksen omistajan eivätkä hänen perheensä menot tai tulot.

Yrityksen pankkitilin tiliote on kirjanpitoaineistoa. Tiliotteella tai sen erillispalautteilla näkyvät yrityksen maksutapahtumat. Tiliotteella olevalla maksutapahtumatiedolla voidaan kirjata velka maksetuksi tai saaminen saaduksi. Mutta jos halutaan kirjata yrityksen tiliotteelta menoja ja tuloja, tiliotteeseen täytyy liittää alkuperäinen kululasku, myyntilaskun jäljennös tai muu selvitys ennen kuin tiliote kelpaa tositteeksi kulujen ja tuottojen maksuperusteiseen kirjaamiseen.
Tiliotteen tiedoista selviää miten raha on liikkunut, mutta ei se, mitä, kenelle ja milloin on myyty eikä se, mitä, milloin ja keneltä on ostettu.

On tärkeää tarkastaa, että maksutapahtumia tiliotteelle aiheuttaneiden liiketapahtumien eli ostojen ja myyntien tositteet ovat kirjanpidossa.
Tiliotetiedostojen tulee olla aukottomia. Myös myynnin aukottomasta kertymisestä kirjanpitoon on huolehdittava.
Palkan maksamisesta seuraa uusia liiketapahtumia: verot ja sosiaaliturvamaksut on tilitettävä sekä maksettava vakuutusmaksut ja eläkemaksut.

Menot ja tulot kirjataan sille päivälle, jona hyödyke on siirtynyt myyjältä ostajalle. Kirjanpidossa ovat tilikauden aikana käytössä myyntisaamisten ja ostovelkojen tilit.

Menot ja tulot kirjataan juoksevassa kirjanpidossa sille päivälle, jona maksu tapahtuu.
Määräajat
Kirjanpidon on oltava ajan tasalla. Käteisellä rahalla tapahtuneiden maksujen kassakirjanpitoa on pidettävä päiväkohtaisesti vähintään viikoittain. Muilta osin kirjanpitoa on pidettävä kuukausikohtaisesti tai neljän viikon jaksoilta.
Kirjanpitolain mukaan kirjaukset on tehtävä valmiiksi viimeistään neljän kuukauden kuluessa kalenterikuukauden tai jakson päättymisestä, esimerkiksi tammikuun kirjanpidon on oltava valmis toukokuun loppuun mennessä. Tilinpäätös on tehtävä neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.

HUOM!
Arvonlisäverovelvollisen kohdalla kunkin kuukauden kirjanpito on tehtävä kuukauden ja 12 päivän kuluessa, jotta kirjanpidosta saadaan tiedot veron tilittämistä ja sähköistä ilmoittamista varten.
Paperilla lähetettävien ilmoitusten tulee olla perillä verottajalla jo 7. päivä eli kirjanpidon tulee olla niin ajoissa valmiina, että kirjanpitovelvollinen ehtii allekirjoittaakin ilmoituksen ennen sen lähettämistä. Silloin kun toimeksiannosta tilitoimiston ja asiakkaan välillä on kirjallinen sopimus tilitoimisto voi allekirjoittaa yrittäjän puolesta paperi-ilmoituksen.
Enintään 25 000 euron liikevaihtoiset yritykset voivat ilmoittaa ja maksaa arvonlisäverot kerran vuodessa, seuraavan vuoden helmikuun 28. päivä. Enintään 50 000 euron liikevaihtoiset yritykset voivat käyttää neljännesvuosi-ilmoitus- ja maksumenettelyä.

Jos yritys ei myy hyödykkeitä käteisellä, kannattaa myös kaikki ostot maksaa pankin kautta, jolloin käteisvaroja ei ole lainkaan käytössä, eikä kassakirjanpitoakaan tarvita. Vähäisten kassatapahtumien hoitamisessa voi käyttää menettelyä, jossa jonkun henkilön nimissä on kirjanpidossa vakiomääräinen kassasaldo ja taskussa vastaava määrä rahaa. Ostoksien kuitteja vastaavalla määrällä kirjataan menoja kirjanpitoon ja siirretään kassaan/taskuun rahaa.

Tositteen rahamäärä viedään vähintään kahdelle tilille: jonkin tilin debet-puolelle ja jonkin toisen tilin kredit-puolelle, eli pidetään kahdenkertaista kirjanpitoa. Kassatilin rahan lisäys viedään debet-puolelle ja kassan vähennys kredit-puolelle. Tilin saldoksi sanotaan tilille kirjattujen debet- ja kreditvientien erotusta. Ammatinharjoittajat voivat pitää yhdenkertaista kirjanpitoa.

Vienti on tilin debet- tai kreditpuolelle kirjattu rahamäärä. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa yhdestä tositteesta tehdään siis vähintään kaksi vientiä, usein enemmänkin.

Kirjanpito on tehty, kun kirjaukset kirjanpitoon on tehty. Juoksevan kirjanpidon pitämisen tuloksena syntyvät kirjanpitokirjat: päiväkirja ja pääkirja. Päiväkirjassa tositteiden kuvaamat liiketapahtumat esitetään aikajärjestyksessä ja pääkirjassa samat liiketapahtumat esitetään järjestettyinä tileittäin. Päivä- ja pääkirjat voidaan tulostaa paperille tai säilyttää paperittomasti, tiedostona koneellisilla tietovälineillä.

Päiväkirja
- Liiketapahtumat ovat tositenumerojärjestyksessä (= aikajärjestyksessä).

Pääkirja
- Liiketapahtumat ovat asiajärjestyksessä eli tileittäin.
Puhutaan tuloslaskelman ja taseen tileistä. Kaikkien pääkirjan tilien saldojen tulee päätyä yhteenlaskujen jälkeen jollekin riville tilinpäätökseen eli kirjausketjun - audit trailin - pitää olla aukoton.

Toiminnan tulos selvitetään 12 kuukauden välein, tilikausittain. Yrityksen tilikausi voi olla kalenterivuosi tai muu yrityksen toimintaan sopiva kahdentoista kuukauden jakso. Osakeyhtiön tilikausi voidaan mainita yhtiöjärjestyksessä. Henkilöyhtiön tilikausi mainitaan yleensä yhtiösopimuksessa. Ainoastaan poikkeustapauksessa tilikausi voi olla muu kuin 12 kuukautta.

Tilikaudelta laaditaan tilinpäätös. Tilinpäätös kertoo yrityksen tuloksen ja varallisuusaseman. Tilinpäätökseen kuuluvat tuloslaskelma, tase, rahoituslaskelma ja liitetiedot. Tilinpäätös on päivättävä ja allekirjoitettava. Toimintakertomus on tilinpäätöksen yhteyteen kuuluva erillinen asiakirja, jolla on tarkat sisältövaatimukset (katso jäljempänä Toimintakertomus).
Tilinpäätöstä koskevat monet määräykset ja muotovaatimukset. Se on esimerkiksi laadittava valmiiksi neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, ja tilinpäätöksessä on noudatettava suoriteperustetta, jonka mukaan tavaran tai palvelun luovutuspäivämäärä ratkaisee mille tilikaudelle tulo tai meno on kirjattava. Laskun päiväys tai maksamisen ajankohta eivät siis ratkaise. Tilinpäätöksestä on aina laadittava tasekirja sekä tase-erittelyt.

Enintään yksi alla olevasta kolmesta rajasta ylittyy:
- tase 3 650 000 euroa
- liikevaihto 7 300 000 euroa
- henkilökuntaa keskimäärin 50
Pienellä kirjanpitovelvollisella on helpotuksia tilinpäätöstä koskevissa vaatimuksissa. Esimerkiksi rahoituslaskelmaa ja toimintakertomusta ei tarvitse laatia.

Tasekirja on sidottu kirja, jossa on oltava:
- määrämuotoinen tuloslaskelma
- määrämuotoinen tase
- rahoituslaskelma (ei pakollinen pienillä kirjanpitovelvollisilla)
- liitetiedot
- toimintakertomus (ei pakollinen pienillä kirjanpitovelvollisilla ks. alempana Toimintakertomus)
- päiväys ja allekirjoitus
- luettelo käytetyistä kirjanpitokirjoista ja tieto niiden säilytystavoista
- luettelo tositteiden lajeista ja tieto niiden säilytystavoista
- tilintarkastajan tilinpäätösmerkintä (ei pakollinen toiminimessä ja ns. pienessä yhtiössä ks. alempana Tilintarkastus)
Tilinpäätöksen asiakirjojen tulee antaa oikea ja riittävä kuva yrityksen tuloksesta ja taloudellisesta asemasta.
Tasekirjan sivut on numeroitava. Tasekirja on aina säilytettävä alkuperäisenä paperilla.

Tase-erittelyiden laatiminen kuuluu lain mukaisen tilinpäätöksen tekemiseen, tase-erittelyt eivät ole julkisia. Tase-erittelyissä on yksityiskohtaisesti lueteltu jokaisen taseen tilin sisältö omaa pääomaa lukuunottamatta (oma pääoma eritellään tasekirjan liitetiedoissa). Esimerkiksi Ostovelat-tilin erittely sisältää tiedot jokaisesta meille tulleesta laskusta, jota ei ole tilinpäätökseen mennessä ennätetty maksaa. Erittelyyn listataan velkojan nimi, paikkakunta, laskun päiväys, numero ja euromäärä. Näin käydään ryhmittäin läpi koko taseen sisältö.
Tase-erittelyt on varmennettava allekirjoituksella. Yrityksen johto on vastuussa siitä, että tilitoimistolla on tarpeelliset ja oikeat tiedot erittelyiden tekemiseen esimerkiksi vaihto-omaisuuden eli varaston tase-erittely syntyy yrityksessä tehtävästä varaston inventoinnista.
Tase-erittelyjen yhteyteen on hyvä liittää tilikohtaiset tuloslaskelma ja tase. Näin tulevat täytetyksi ensiksikin näyttö pääkirjan ja tilinpäätöksen aukottomasta kirjausketjusta, audit trailista ja toiseksi käytettyjen tilien luettelo siltä osin kuin tileillä on saldoja tilinpäätöspäivänä.

Tilintarkastus on osa yrityksen valvontajärjestelmää. Niin sanotut pienet yhtiöt (oy, ay, ky, osuuskunta) on vapautettu tilintarkastuksesta (1.7.2007 alkaen). Tilintarkastaja voidaan jättää siis valitsematta, jos päättyneellä ja sitä edelliseltä tilikaudelta ei täyty yksikään tai täyttyy vain yksi seuraavista kolmesta ehdosta
1) taseen loppusumma yli 100 000 euroa,
2) liikevaihto yli 200 000 euroa ja
3) palveluksessa yli 3 henkilöä.
Toiminimien ja yksityisliikkeiden ei tarvitse valita tilintarkastajaa. Sen sijaan tilintarkastus on pakollinen säätiöissä ja yhdistyksissä sekä niissä osakeyhtiöissä, kommandiittiyhtiöissä, avoimissa yhtiöissä ja osuuskunnissa, jotka ylittävät edellä mainittuihin rajoihin liittyvät säännöt.
Tilintarkastajan valitsee yrityksen ylin päättävä elin, esimerkiksi osakeyhtiössä omistajia edustava yhtiökokous. Tilintarkastajaksi on valittava hyväksytty eli auktorisoitu tilintarkastaja HTM tai KHT (1.7.2007 alkaen, maallikkotilintarkastajista luopumisen siirtymäkausi päättyy 31.12.2011 tilinpäätöksiin /Tilintarkastuslain muutos 2007). Yhdistyksiin voidaan valita muukin kuin auktorisoitu tilintarkastaja.
Tilintarkastuskertomuksessa lausutaan siitä, antaako tilinpäätös ja toimintakertomus (jos laaditaan) oikeat ja riittävät tiedot, ja ovatko toimintakertomus ja tilinpäätös ristiriidattomia.
Jos alussa mainitun pienen yhteisön yhtiöjärjestyksessä, yhtiösopimuksessa tai säännöissä on määräys tilintarkastajan valitsemisesta, tilintarkastaja on kuitenkin valittava tai tehtävä tuohon tilintarkastajamääräykseen muutos.

HTM ja KHT ovat hyväksyttyjen tarkastajien nimikkeitä. HTM tarkoittaa paikallisen kauppakamarin hyväksymää tilintarkastajaa ja KHT Keskuskauppakamarin hyväksymää tilintarkastajaa.

Taloudellisten tietojen julkisuus
Osakeyhtiöt ja niitä muistuttavat:
Osakeyhtiön ja osuuskunnan tilinpäätös on julkinen. Henkilöyhtiön, jonka vastuunalaisena yhtiömiehenä on osakeyhtiö, tilinpäätös on myös julkinen samoin kuin henkilöyhtiön, jonka vastuunalaisen yhtiömiehenä on äsken mainittu osakeyhtiöomisteinen henkilöyhtiö.
Muut:
Muilla kirjanpitovelvollisilla tilinpäätös on julkinen, jos kaksi seuraavista kolmesta rajasta ylittyy: liikevaihto 7 300 000 euroa, taseen loppusumma 3 650 000 euroa, palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä. Kun rajat ylittyvät ensimmäisen kerran tilinpäätöstä ei vielä tarvitse julkistaa, sääntö tulee voimaan vasta, kun rajat ylittyvät toisen kerran peräkkäin.
Julkisuus tarkoittaa, että jäljennös tilinpäätöksestä ja toimintakertomus lähetetään rekisteröitäväksi Patentti- ja rekisterihallitukselle. Lähettämisen määräaika on osakeyhtiöillä 2 kuukautta tuloslaskelman ja taseen vahvistamisesta eli yhtiökokouksesta ja muilla kuin osakeyhtiöillä 6 kuukautta tilikauden päättymisestä.
Yrityksen tilinpäätöstietoja tarvitaan myös rahoittajia, tilastontekijöitä, oman toimialan järjestöä ja tietysti verottajaa varten.

Tilinpäätöksestä ja kirjanpidosta saadaan tiedot veroilmoituksen täyttämiseen. Verotusta varten kirjanpidossa seurataan erikseen mm. edustuskuluja, arvonalennusten kuluksikirjaamisia, verovelvollisen yksityisottoja, perheenjäsenten palkkoja, jne.
Veroilmoitus annetaan Verohallituksen lomakkeilla. Osakeyhtiön, osuuskunnan, elinkeinoyhtymän, asunto- ja kiinteistöyhtiön, asunto-osuuskunnan, yhdistyksen, säätiön, maataloudenharjoittajan maatalouden, metsätalouden harjoittajan metsätalouden sekä liikkeen- tai ammatinharjoittajan elinkeinotoiminnan veroilmoitus voidaan antaa myös sähköisesti Verohallituksen julkaisemien sähköisten ilmoittamispalvelujen avulla.
Elinkeinonharjoittajan veroilmoitus on jätettävä:
Ammatinharjoittajat, yksityiset toiminimet, henkilöyhtiöt, avoimet yhtiöt ja muut elinkeinoyhtymät:
huhtikuun alussa tilikaudesta riippumatta, palautuspäivä on merkitty veroilmoituslomakkeelle
- 28.2. verotusyhtymät
- 28.2. maa- ja metsätalouden harjoittajat (muut kuin arvonlisäverovelvolliset metsätaloudenharjoittajat palauttavat ilmoitukset esitäytettyyn veroilmoitukseen merkittynä päivänä toukokuussa)

4 kuukauden kuluessa tilikauden päättymiskuukauden lopusta lukien. Jos viimeinen jättöpäivä osuu lauantaihin tai pyhäpäivään, veroilmoituksen saa antaa ensimmäisenä arkipäivänä.

Kirjanpidot ja tilinpäätökset täytyy säilyttää. Myös aineisto, josta kirjanpito ja tilinpäätökset tehdään, on säilytettävä eli arkistoitava. Arkistoinnin järjestäminen on yrityksen johdon vastuulla. Tiedot voi arkistoida myös paperittomasti koneellisille tietovälineille, kunhan noudattaa näistä menetelmistä annettuja määräyksiä. Kaikki kirjanpidon materiaali tasekirjaa lukuun ottamatta voidaan säilyttää koneellisesti.

Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muukin mahdollinen liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto on säilytettävä Suomessa vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Tositteet on säilytettävä järjestelmällisellä tavalla – kirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjanpidon yhteys voidaan vaikeuksitta todeta.

Kirjanpitokirjat (mm. tasekirja, tase-erittelyt, pääkirjat ja päiväkirjat sekä muut kirjanpitokirjat) ja käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Aineisto on säilytettävä järjestelmällisellä tavalla.
Toiminnan loppuessa tai kirjanpitovelvollisuuden muuten päättyessä on kirjanpitovelvollisen tai tämän oikeudenomistajan ilmoitettava rekisteriviranomaiselle (kaupparekisteri, yhdistysrekisteri), kenelle kirjanpitoaineiston säilyttäminen on uskottu.
Jos tilikausi on esimerkiksi 1.7. – 30.6., voi arkiston siivouksessa vuoden 2012 alkaessa tuhota tositteet, jotka ovat tilikaudelta 1.7.2004 –30.6.2005 tai sitä vanhempia ja kirjanpitokirjat, jotka ovat tilikaudelta 1.7.2000 – 30.6.2001 tai sitä vanhempia. Säädetyt ajat ovat vähimmäisaikoja.
Kannattaa muistaa, että saamiset ja useat varallisuuteen kohdistuvat rikokset vanhenevat 10 vuodessa. Myös kiinteistöjen, arvopapereiden, kaluston, koneiden ja laitteiden hankintamenon selvittäminen voi olla tarpeen 10 vuoden jälkeenkin. Myös Euroopan unionin rahasto-ohjelmasta myönnettyä tukea koskevaa kirjanpitoaineistoa säilytetään ministeriön säätämin erityissäädöksin. Palkanmaksuun ja työsuhteeseen liittyvät asiapaperit kannattaa myös säilyttää määräaikojen yli.

Toiminimen haltijan, vastuunalaisen yhtiömiehen, hallituksen tms. toimielimen tai kirjanpitovelvollisen oikeudenomistajan tulee toiminnan loppuessa tai toiminnan muutoin päättyessä huolehtia siitä, että kirjanpitoaineisto säilyy ja säilytetään asianmukaisesti. Rekisteriviranomaiselle on ilmoitettava, kenelle kirjanpitoaineiston säilyttäminen on uskottu.