Mitä yrittäjän pitäisi tietää kirjanpidosta

Kaikki yritykset ovat kirjanpitovelvollisia. Yrityksen johto on vastuussa kirjanpidon järjestämisestä.

Kirjanpito pitää erillään yrityksen rahat, tulot ja menot yrittäjän omista rahoista, tuloista ja menoista sekä samalla muiden yritysten rahoista, tuloista ja menoista.

Tositeaineistoa ovat tiedostot tai kopiot yrityksen lähettämistä laskuista, kassakoneen tarkkailunauhat, alkuperäiset tai skannatut laskut tai ostolaskutiedostot ostoista, jotka ovat tulleet yritykselle maksettaviksi, tavaran toimituksiin liittyvät asiakirjat: rahtikirjat ja lähetteet, pankin tiliotteet ja tiliotteisiin liittyvät erillisaineistot.
Jos yrityksen pankkitililtä tehdään käteisnostoja kirjanpitäjä tarvitsee tiedon siitä, mihin tarkoitukseen nosto on tehty.
Lämpökirjoitintekniikalla tulostettu kuitti on tarvittaessa skannattava, valokuvattava tai kopioitava niin, että tositteen tiedot säilyvät luettavina koko säilytysajan.

Tositteessa on keskeistä sen tietosisältö. Tositteen merkintöjen on oltava selkeitä, pysyvällä tavalla tehtyjä ja niin yksikäsitteisiä ja yksiselitteisiä, että selviää, minkälainen liiketapahtuma on kyseessä ja että tositteen tietosisällön perusteella on mahdollista laatia liiketapahtuman kirjanpitomerkintä. Tositteiden pitää olla alkuperäisiä, kirjanpitovelvolliselle osoitettuja, luettavia ja tositteen antajan nimellä ja osoitteella varustettuja. Tosite voidaan muuttaa toiseen muotoon kirjanpidon laatimista varten, esimerkiksi paperilasku pdf-kuvaksi.
Tosite voi olla sähköinen tai paperinen. Tosite voi muodostua yhdestä tai useammasta osasta.

- päiväys (luovutus-, lasku- tai maksupäivä)
- mitä ja keneltä on ostettu, kun on kyse ostosta
- mitä ja kenelle on myyty, kun on kyse myynnistä
- maksutositteesta pitää näkyä maksaja, maksun saaja ja maksun syy

Kaupan kohteena olevan tavaran tai palvelun luovutusajankohta on myös voitava osoittaa tositteen tai sen liitteen avulla tai muutoin.

Kirjanpidossa tehtävän arvonlisäverotuksen ostovähennyksen edellytyksenä on, että ostosta on kirjanpitotositteena lain vaatimukset täyttävä lasku.

- laskun antamispäivä
- myyjän nimi ja arvonlisäverotunniste (Y-tunnus)
- myytyjen tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelujen luonne
- suoritettavan veron määrä verokannoittain tai veron peruste verokannoittain

Vain yrityksen liiketoimintaan liittyvät tositteet kuuluvat kirjanpitoon. Kirjanpitoon eivät kuulu yrityksen omistajan eivätkä hänen perheensä menot tai tulot.

Yrityksen pankkitilin tiliote on kirjanpitoaineistoa. Tiliotteella tai sen erillispalautteilla näkyvät yrityksen maksutapahtumat. Tiliotteella olevalla maksutapahtumatiedolla voidaan kirjata velka maksetuksi tai saaminen saaduksi. Mutta jos halutaan kirjata yrityksen tiliotteelta menoja ja tuloja, tiliotteeseen täytyy liittää alkuperäinen kululasku, myyntilaskun jäljennös tai muu selvitys ennen kuin tiliote kelpaa tositteeksi kulujen ja tuottojen maksuperusteiseen kirjaamiseen.
Tiliotteen tiedoista selviää miten raha on liikkunut, mutta ei se, mitä, kenelle ja milloin on myyty eikä se, mitä, milloin ja keneltä on ostettu.

On tärkeää tarkastaa, että maksutapahtumia tiliotteelle aiheuttaneiden liiketapahtumien eli ostojen ja myyntien tositteet ovat kirjanpidossa.
Tiliotetiedostojen tulee olla aukottomia. Myös myynnin aukottomasta kertymisestä kirjanpitoon on huolehdittava.
Palkan maksamisesta seuraa uusia liiketapahtumia: verot ja sosiaaliturvamaksut on tilitettävä sekä maksettava vakuutusmaksut ja eläkemaksut.

Menot ja tulot kirjataan sille päivälle, jona hyödyke on siirtynyt myyjältä ostajalle. Kirjanpidossa ovat tilikauden aikana käytössä myyntisaamisten ja ostovelkojen tilit.

Menot ja tulot kirjataan juoksevassa kirjanpidossa sille päivälle, jona maksu tapahtuu.

Käteisellä rahalla suoritetut maksut kirjataan viipymättä päiväkohtaiseen järjestykseen. Muu kirjanpito voidaan laatia kuukausikohtaisesti tai muulla vastaavalla jaksotuksella siten, että viranomaisilmoitukset voidaan antaa ajallaan ja kirjanpidosta vastaava voi täyttää valvontavelvollisuutensa. Tilinpäätös laaditaan neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.

Arvonlisäveron ilmoitus- ja maksupäivä riippuu yrityksen verokaudesta. Kuukausi- ja neljännesvuosimenettelyssä määräpäivä on yleensä verokauden päättymistä seuraavan toisen kuukauden 12. päivä. Vuosimenettelyssä määräpäivä on yleensä seuraavan vuoden helmikuun viimeinen päivä. Pyhäpäivä tai lauantai siirtää määräpäivää seuraavaan arkipäivään.

Yritys voi hakea neljännesvuoden verokautta, jos liikevaihto on enintään 100 000 euroa, ja arvonlisäverossa vuoden verokautta, jos liikevaihto on enintään 30 000 euroa. Verokauden soveltuminen tarkistetaan Verohallinnon ohjeista.

Jos yritys ei myy hyödykkeitä käteisellä, kannattaa myös kaikki ostot maksaa pankin kautta, jolloin käteisvaroja ei ole lainkaan käytössä, eikä kassakirjanpitoakaan tarvita. Vähäisten kassatapahtumien hoitamisessa voi käyttää menettelyä, jossa jonkun henkilön nimissä on kirjanpidossa vakiomääräinen kassasaldo ja taskussa vastaava määrä rahaa. Ostoksien kuitteja vastaavalla määrällä kirjataan menoja kirjanpitoon ja siirretään kassaan/taskuun rahaa.

Tositteen rahamäärä viedään vähintään kahdelle tilille: jonkin tilin debet-puolelle ja jonkin toisen tilin kredit-puolelle, eli pidetään kahdenkertaista kirjanpitoa. Kassatilin rahan lisäys viedään debet-puolelle ja kassan vähennys kredit-puolelle. Tilin saldoksi sanotaan tilille kirjattujen debet- ja kreditvientien erotusta. Ammatin- ja liikkeenharjoittaja voi pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, jos kirjanpitolain edellytykset täyttyvät.

Vienti on tilin debet- tai kreditpuolelle kirjattu rahamäärä. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa yhdestä tositteesta tehdään siis vähintään kaksi vientiä, usein enemmänkin.

Kirjanpito on tehty, kun kirjaukset kirjanpitoon on tehty. Juoksevan kirjanpidon pitämisen tuloksena syntyvät kirjanpitokirjat: päiväkirja ja pääkirja. Päiväkirjassa tositteiden kuvaamat liiketapahtumat esitetään aikajärjestyksessä ja pääkirjassa samat liiketapahtumat esitetään järjestettyinä tileittäin. Päivä- ja pääkirjat voidaan tulostaa paperille tai säilyttää paperittomasti, tiedostona koneellisilla tietovälineillä.

Päiväkirja
- Liiketapahtumat ovat tositenumerojärjestyksessä (= aikajärjestyksessä).

Pääkirja
- Liiketapahtumat ovat asiajärjestyksessä eli tileittäin.
Puhutaan tuloslaskelman ja taseen tileistä. Kaikkien pääkirjan tilien saldojen tulee päätyä yhteenlaskujen jälkeen jollekin riville tilinpäätökseen eli kirjausketjun - audit trailin - pitää olla aukoton.

Toiminnan tulos selvitetään 12 kuukauden välein, tilikausittain. Yrityksen tilikausi voi olla kalenterivuosi tai muu yrityksen toimintaan sopiva kahdentoista kuukauden jakso. Osakeyhtiön tilikausi voidaan mainita yhtiöjärjestyksessä. Henkilöyhtiön tilikausi mainitaan yleensä yhtiösopimuksessa. Ainoastaan poikkeustapauksessa tilikausi voi olla muu kuin 12 kuukautta.

Tilikaudelta laadittava tilinpäätös kertoo yrityksen tuloksen ja taloudellisen aseman. Tilinpäätökseen kuuluvat tase, tuloslaskelma ja liitetiedot. Rahoituslaskelma ja toimintakertomus laaditaan silloin, kun niitä koskevat lakisääteiset edellytykset täyttyvät. Tilinpäätös on päivättävä ja allekirjoitettava.

Tilinpäätös laaditaan neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tilinpäätöksessä noudatetaan suoriteperustetta laissa säädetyin poikkeuksin. Tase-erittelyt laaditaan tilinpäätöksen varmentamiseksi. Tilinpäätöstä ei tarvitse sitoa paperiseksi tasekirjaksi.

Kirjanpitolain tarkoittamalla pienyrityksellä sekä päättyneellä että sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella ylittyy enintään yksi seuraavista raja-arvoista: taseen loppusumma 7 500 000 euroa, liikevaihto 15 000 000 euroa ja tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä.

Pienyrityksille on säädetty helpotuksia tilinpäätösvaatimuksiin. Esimerkiksi rahoituslaskelmaa ja toimintakertomusta ei yleensä tarvitse laatia.

Tilinpäätösasiakirjojen tulee antaa oikea ja riittävä kuva yrityksen tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Tilinpäätös sisältää yritystä koskevien säännösten mukaiset asiakirjat ja liitetiedot sekä päiväyksen ja allekirjoitukset.

Tilinpäätös voidaan laatia ja säilyttää sähköisesti. Sidottua paperista tasekirjaa ei enää edellytetä. Kirjanpidoista, aineistolajeista, niiden keskinäisistä yhteyksistä ja säilytystavoista pidetään luetteloa.

Tase-erittelyiden laatiminen kuuluu lain mukaisen tilinpäätöksen tekemiseen, tase-erittelyt eivät ole julkisia. Tase-erittelyissä on yksityiskohtaisesti lueteltu jokaisen taseen tilin sisältö omaa pääomaa lukuunottamatta (oma pääoma eritellään tilinpäätöksen liitetiedoissa). Esimerkiksi Ostovelat-tilin erittely sisältää tiedot jokaisesta meille tulleesta laskusta, jota ei ole tilinpäätökseen mennessä ennätetty maksaa. Erittelyyn listataan velkojan nimi, paikkakunta, laskun päiväys, numero ja euromäärä. Näin käydään ryhmittäin läpi koko taseen sisältö.
Tase-erittelyt on varmennettava allekirjoituksella. Yrityksen johto on vastuussa siitä, että tilitoimistolla on tarpeelliset ja oikeat tiedot erittelyiden tekemiseen esimerkiksi vaihto-omaisuuden eli varaston tase-erittely syntyy yrityksessä tehtävästä varaston inventoinnista.
Tase-erittelyjen yhteyteen on hyvä liittää tilikohtaiset tuloslaskelma ja tase. Näin tulevat täytetyksi ensiksikin näyttö pääkirjan ja tilinpäätöksen aukottomasta kirjausketjusta, audit trailista ja toiseksi käytettyjen tilien luettelo siltä osin kuin tileillä on saldoja tilinpäätöspäivänä.

Tilintarkastus on osa yrityksen valvontajärjestelmää. Tilintarkastaja voidaan yleensä jättää valitsematta yhteisössä, jossa sekä päättyneellä että sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella täyttyy enintään yksi seuraavista ehdoista: taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa, liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa tai palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.

Yhtiöjärjestys, yhtiösopimus tai säännöt voivat kuitenkin edellyttää tilintarkastajan valintaa. Myös yhteisömuotoa koskevat erityissäännökset on tarkistettava. Toiminimen ei tarvitse valita tilintarkastajaa. Yhdistyksen toiminnantarkastusta koskevat omat sääntönsä.

Tilintarkastajan valitsee yhteisön toimivaltainen elin, esimerkiksi osakeyhtiön yhtiökokous. Tilintarkastajaksi valitaan hyväksytty tilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö.

HT on tilintarkastajan perustutkintoon perustuva hyväksyntä. KHT ja JHT ovat erikoistumishyväksyntöjä. Tilintarkastajien hyväksymisestä ja valvonnasta vastaa Patentti- ja rekisterihallitus.

Osakeyhtiön ja osuuskunnan tilinpäätös ilmoitetaan kaupparekisteriin. Avoimen yhtiön ja kommandiittiyhtiön ilmoitusvelvollisuus riippuu muun muassa yhtiömiehistä ja yrityksen koosta. Rekisteröitävät tilinpäätösasiakirjat ovat julkisia.

Osakeyhtiön ja osuuskunnan tilinpäätös ilmoitetaan kahden kuukauden kuluessa vahvistamisesta ja viimeistään kahdeksan kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Ilmoitusvelvollisen avoimen yhtiön ja kommandiittiyhtiön määräaika on kuusi kuukautta tilikauden päättymisestä. Oman yritysmuodon velvollisuudet ja määräajat tarkistetaan PRH:n ajantasaisista ohjeista.

Tilinpäätöksestä ja kirjanpidosta saadaan tiedot veroilmoituksen täyttämiseen. Verotusta varten kirjanpidossa seurataan erikseen mm. edustuskuluja, arvonalennusten kuluksikirjaamisia, verovelvollisen yksityisottoja, perheenjäsenten palkkoja, jne.

Veroilmoitus annetaan Verohallinnon ohjeiden mukaisesti. Sähköinen ilmoittaminen tapahtuu esimerkiksi OmaVerossa tai taloushallinnon ohjelmiston kautta. Yritysmuoto ja verovuosi vaikuttavat määräpäivään. Tarkka määräpäivä tarkistetaan OmaVerosta tai Verohallinnon ajantasaisista ohjeista.

4 kuukauden kuluessa tilikauden päättymiskuukauden lopusta lukien. Jos viimeinen jättöpäivä osuu lauantaihin tai pyhäpäivään, veroilmoituksen saa antaa ensimmäisenä arkipäivänä.

Kirjanpidot, tilinpäätökset ja niiden perustana oleva aineisto on säilytettävä. Arkistoinnin järjestäminen on yrityksen johdon vastuulla. Aineisto voidaan säilyttää sähköisesti, kun sen sisältö säilyy muuttumattomana ja on tarkasteltavissa sekä tarvittaessa tulostettavissa selväkielisessä muodossa. Säilytysajan ja viranomaisen tiedonsaannin vaatimukset on otettava huomioon.

Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kuin vähintään 10 vuotta säilytettävä kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Aineisto on säilytettävä järjestelmällisesti siten, että tositteiden ja kirjanpidon yhteys voidaan todeta.

Säilytyspaikasta riippumatta aineiston on oltava tarvittaessa viranomaisten ja tilintarkastajan tarkasteltavissa Suomesta käsin ilman aiheetonta viivettä.

Tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Aineisto on säilytettävä järjestelmällisesti.

Toiminnan loppuessa tai kirjanpitovelvollisuuden päättyessä kirjanpitovelvollisen tai tämän oikeudenomistajan on järjestettävä aineiston asianmukainen säilyttäminen ja ilmoitettava rekisteriviranomaiselle, kenelle säilyttäminen on uskottu.

Säädetyt ajat ovat vähimmäisaikoja. Muut velvoitteet, esimerkiksi työsuhteisiin, kiinteistöinvestointeihin tai tukiin liittyvät säännöt, voivat edellyttää pidempää säilyttämistä.

Toiminimen haltijan, vastuunalaisen yhtiömiehen, hallituksen tms. toimielimen tai kirjanpitovelvollisen oikeudenomistajan tulee toiminnan loppuessa tai toiminnan muutoin päättyessä huolehtia siitä, että kirjanpitoaineisto säilyy ja säilytetään asianmukaisesti. Rekisteriviranomaiselle on ilmoitettava, kenelle kirjanpitoaineiston säilyttäminen on uskottu.